En del naših življenj je neizbežno povezan z inštitucijami, ki operirajo z zapletenimi postopki in so v osnovi rigidne. A je spopad z njimi vedno boj z mlini na veter? Ni nujno.
Pred 14 dnevi sem pisal o knjigi Hack Your Bureaucracy, ki mi je čez poletje vlila nekaj vere v življenje z birokracijo. Tole so trije glavni izvlečki, ki so spremenili moje mišljenje.
1) Birokracija je nujna
Ko določena ustanova oziroma sistem zraste in so njegove dimenzije prevelike, da bi bile obvladljive kar tako, je birokracija do neke mere nujna za obstoj takega sistema. To je treba razumeti in sprejeti.
Še vedno pa to ne pomeni, da znotraj takega sistema spremembe niso možne. Priznam, da sem v preteklosti velikokrat obupal nad takšnimi poskusi. Ali se mi je zdelo, da sem premlad in nimam zares vpliva (recimo v gledališču, v katerem sem bil zaposlen) ali pa se mi je zdelo, da spremembe enostavno niso mogoče, ker je ustroj prevelik (recimo na televiziji).
2) Prvi hack za manjše podvige
Najpomembnejše vprašanje, ki ga velikokrat spregledamo, je: "Kdo o tem dejansko odloča?". Če svoje napore vlagamo v osebo, ki nima pravega vpliva na našo težavo, izgubljamo čas.
Ko sem pred slabim letom na vložišču na sodišču izgubljal živce, nisem preveč časa porabil za debatiranje z osebo na okencu, ker sem presodil, da se ne odloča o mojem problemu in da mi v resnici ne more pomagati. Poskusil sem priti do nekoga, ki dejansko obravnava zadevo ... ampak takrat mi to ni uspelo. Več sreče sem imel na FURS, zato sem se potem usmeril tja in sem jim še danes hvaležen.
Na delovnih mestih velikokrat bentimo med sabo, redko pa gnev usmerimo do osebe, ki lahko dejansko kaj spremeni. Kdo o tem dejansko odloča?
3) Kako razumeti poskuse sprememb v velikih sistemih
Če želimo res doseči spremembo v velikem sistemu, avtorja knjige predlagata, da se tega lotimo postopno. Najprej najdemo manj zahtevne prototipe tistega, kar želimo in to poskusimo realizirati kot nezahtevne projekte ob strani. Uporabljamo preproste pitche z malo tveganja za vodstvo. Pravzaprav razmišljamo pilotno in iščemo majhne korake, ki peljejo naprej. Preučimo pretekle neuspele poskuse sprememb in uspešne transformacije in se od njih učimo. Če dobimo več zaleta in ima naš predlog potencial, začnemo graditi manjše koalicije ljudi iz različnih področij - gradimo svojo ekipo.
Nato pa bo naš zalet že dovolj velik, da bo obravnavan resno - če seveda je smiseln in deluje. Največji miselni obrat v teh predlogih je, da poskus spremembe v velikem sistemu obravnavamo kot start-up znotraj inštitucije. Podjetniški podvig, ki se ukvarja z notranjostjo, namesto s svetom. Terja veliko truda in mora delovati, da se lahko zares razširi.
-
Birokracija ni naš sovražnik in če hočemo znotraj nje operirati, se moramo naučiti razmišljati drugače. Naj bo to lepa popotnica za vikend!
Se beremo v prihodnjih tednih, zdaj bom najbrž malo umiril frekvenco teh mailov in jih pošiljal vsakih 14 dni 🙂
PS: Ravno nalagam nov video na Youtube, prvič po dveh letih 👴